文書を保存・・・時代が変わっても ちゃんと閲覧できればそれでいいのだけれど

ワタクシごときにそんな大したことはできるわけがないのだけれども、勤め先の会社では文書や図面の保存や管理をどうしたら効率よく行えるかを考えることが仕事のひとつでもあったりする。
図面の管理は PDM とか PLM とか呼ばれているシステムがパッケージとして存在していて、製造業を営む多くの企業が電子図面を保存して製品の部品構造もひっくるめて管理しているようだ。

文書の管理は難しい ・・・・・ あれこれあり過ぎて
中途半端なのは文書。
報告書、計算書、業務日誌、手紙、計画書、単なるメモ書きにいたるまでパソコンで電子ファイルとして保管するのは当たり前。紙にペンで書いた書類を2穴パンチで穴をあけて保管している方は、いないでもないだろうけど稀なはず。
これら電子文書の保管管理は様々だ。個人個人それぞれだし、作成編集用のソフト（ワープロや表計算ソフト）もそれぞれだし、保存場所もそれぞれだし、気のきいた文書管理ソフトがあったとしても、その文書管理ソフトがまたそれぞれ。
それぞれがいっぱいなので、限りなく「それぞれさまざま」になってしまう。
中途半端なのは「この方式で行こう」という業界標準も企業方針も有りそで無さそで ウッフンという状態。
これではいかんというわけで、世界的な規模で文書保存の統一性が叫ばれるようになってきた。ただ、アプリケーションソフトを作っているメーカーは我こそはと自社のソフトの優秀さを宣伝し、時には強引な方法で国際標準フォーマット（例えばISO）の認可をとろうとしたりしている、らしい。

もしもPDFが
PDFはISOの文書フォーマットになっている。一企業の技術で大切な文書を保存管理するのは危険が伴うが、国際標準となれば一応は安心だ。

危険とか安心とかいうのはどういうことか、意味不明な方にちょっと説明しましょう。
アドビ社が倒産するなんてありえないのだれども、何百年という未来を見据えた場合、仮説としてありえるて考える。
パソコンの性能がどんどん向上して、ハードウェアもOSも高性能になっていく・・・それに合わせてPDFのプログラムを改善し仕様を整えることができなくなってしまった。なぜなら、アドビ社が倒産したので、元社員は漁師になったり、トウモロコシ作りに専念したりで技術屋はいなくなった。PDFに関する技術を持つ他の企業もあるだろうが、営業的に割に合わないからアップデートできない。
かようなわけで、この数十年間に作成した世界中の何十億のPDFファイルは1と0との記号の羅列になり下がり、全くもって閲覧不可能になってしまった。
少しふざけて書いたので実感がわきにくいだろうが、どんなファイルフォーマットであっても、今 作成している重要文書内容を未来に残せないということは十分ありえる。

正しく保存できて 世の中が変わっても必要なとき閲覧できればいい
世の中WordとExcelだ。
競争の社会でこうなったのだから、文句をいっても始まらない。
ただ、これが危険だというのも例外ではないのだね。Wordの "*.doc "が、そしてExcelの "*.xls" が世界標準ならいいのだけれど、そうはなっていない。
PDFならだいじょうぶか。ODFならだいじょうぶか。どちらもISO認定フォーマットだ。だいじょうぶだと信じておこう。PDFもODFも内部の仕様を公開しているので一企業の業績によって将来を心配しなければならないということはなさそうだ。ISO認定というのは、きっと誰かが、もしくは偉大なる団体が生涯面倒を見てくれるのに違いない。
私はアプリケーションソフトの業界についてほとんどというか全くもって分かっていないので、何とも言いようがないのだけれども、要求することは単純。文書をいつまでも正しく保管できて、管理できて、いつの時代にでも閲覧できる。それでいいわけ。
つまり、保管管理用ならPDFがあれば事足りる。PDFは動作がもっちゃりしているのだけれど、あと何年かすればハードウェアの性能が上がるので、PDF自身の動作スピードが上がらなくても改善は可能だと思っている。

作成編集用 と 保管・管理用
「文書を作り編集するアプリケーションおよびファイルフォーマット」と「文書を保存し管理するためのファイルフォーマット」を区分して議論しなければ、話がごちゃごちゃになる。
前者がWord / 一太郎 / Open Officeなど。後者がPDFやXPSだ。
ただし、Word / 一太郎 / Open Officeでも後者の「文書を保存し管理するためのファイル」として当然ながら使うことができる。だからこそ「それぞれさまざま」なんだけれども。

これについては、 ドキュメント保存用 ファイルフォーマット もちょっと読んでいただきたい。

私たちユーザにとっては、フォーマットがたくさんあると整理するのに難儀。確かに「競争社会としてそれぞれの企業は他社のフォーマットを素直に認めるわけにはいかない事情」があるのでしょうけどね。

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